Proposer un site avec une valeur ajoutée pour les adhérents d’une fédération

La FOPH : Fédération des Offices Publics de l’Habitat

La Fédération des Offices Publics de l’Habitat (FOPH), est l’organisation professionnelle nationale qui regroupe 186 adhérents, très majoritairement Office publics de l’Habitat (OPH), mais également Société d’économie mixte (SEM). Elle associe également des groupements d’organismes sous la forme de sociétés de coordination.

Les Offices Publics de l’Habitat (OPH) que la Fédération représente et accompagne sont des établissements publics locaux à caractère industriel et commercial (EPIC), rattachés à des collectivités territoriales ou à leurs groupements. Leurs missions consistent principalement à construire et à réhabiliter des logements locatifs destinés aux personnes à revenus modestes. Ils assurent la location, la gestion et l’entretien de ces logements.

La Fédération est affiliée à la confédération de l’Union sociale pour l’habitat (USH), l’organisation représentative du secteur HLM qui fédère les organismes HLM à travers 5 fédérations.

La Fédération a développé une expertise dans plusieurs domaines de référence – financier, RH, juridique – qu’elle déploie auprès des Offices en fonction de leurs besoins et environnements spécifiques. Au-delà, elle assume une vocation d’études.

Témoignage

Lors de la refonte complète de notre site internet, Matthieu Moreau de Netemedia nous a assisté comme AMO pour la rédaction du cahier des charges. Nous avons aussi, avec son aide, constitué le dossier d’appel d’offres, lancé la consultation, évalué les réponses et choisi le prestataire. Poursuivre notre collaboration avec Netemedia en tant que AMOE nous a semblé être un choix efficient pour la suite du projet. Connaissant bien nos attentes et notre équipe, Netemedia apporte en tant qu’AMOE, de la fluidité dans les relations entre la MO et le prestataire en charge du développement, ainsi qu’un appui précieux sur ce type de projet élaboré en co-conception, fort de leurs expériences lors de refontes similaires. Ils nous épaulent aussi dans la phase de recette. Nous avons plaisir à travailler avec cette équipe compétente , bienveillante et fort sympathique que nous recommandons.

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Dominique S. –
Directeur d'études informatiques

AMOE : concevoir un site pour ses cibles, adhérents et contributeurs

Immersion et études préliminaires (statistiques et concurrents)

La Fédération a affiché dès le départ la volonté de créer un site au service de ses adhérents et a souhaité les associer au projet au plus tôt. Nous avons mis tout en œuvre pour recueillir efficacement la parole des utilisateurs (et futurs utilisateurs) ainsi que les contributeurs métiers au sein de la Fédération.

En préambule, nous avons réalisé un audit Analytics du site existant pour en savoir un peu plus sur son utilisation. Nous l’avons présenté à l’occasion de la réunion de lancement, lors de laquelle nous avons fait connaissance avec l’équipe projet que nous avons eu le plaisir d’accompagner ensuite durant toute la durée du projet (de l’appel d’offres jusqu’à la mise en ligne).

Nous avons également mené une analyse de 4 sites de fédération professionnelle pour dégager les bonnes pratiques et les solutions proposées dans la mise en avant de leurs services pour les adhérents.

Ces études préliminaires nous ont notamment servies de base pour constituer les grilles d’entretiens sur lesquelles nous nous sommes ensuite appuyés pour mener les différents ateliers auprès des adhérents et des experts de la FOPH.

Interroger la cible : adhérent, institutionnel, contributeur

La prise en compte des besoins utilisateurs a donc été un élément central dans la prise de décision concernant l’orientation à donner au projet de refonte. C’est pourquoi nous avons déployé différentes méthodes pour interroger directement les utilisateurs.

Auprès des membres des OPH adhérents, nous avons mené plusieurs ateliers de travail avec de petits groupes d’utilisateurs du site représentatifs des différents pôles d’expertise de la fédération : juristes, DAF, RH ainsi que journalistes et institutionnels

À partir d’une base de contact transmise par la Fédération, nous avons sollicité les adhérents pour leur faire part de la nécessité de les interroger et les convaincre de donner de leur temps. En fonction des disponibilités des utilisateurs volontaires nous avons pu former les groupes de travail.

Nous avons organisé la prise de parole autour de 3 axes : le site, les ressources documentaires, les espaces collaboratifs. Notre objectif était de comprendre l’utilisation du site actuel, et notamment les freins et les blocages, relever ce qui fonctionne et ce qu’il manque.

La phase avant-projet a ainsi permis de constituer un groupe consultatif, que nous avons ensuite pu interroger sur les différents éléments de la refonte lors de la phase de conception (présentation de l’arborescence, des gabarits, etc.).

Nous avons également mené des entretiens auprès contributeurs : les responsables de chaque expertise métier au sein de la FOPH. Notre objectif était de mieux comprendre leur métier, le rôle de chacun et leurs interventions par rapport au site, mais également de prendre en compte leur besoin en termes de contribution et leurs retours concernant l’existant. Cela a aussi permis d’impliquer l’ensemble des équipes de la Fédération dans le projet de refonte.

En parallèle, nous avons développé une série de questionnaires que nous avons diffusés via newsletter pour recueillir le plus grand nombre de données possibles par métier. Nous avons également mis en place un questionnaire rapide sur le site pour recueillir la parole des visiteurs.

Nous avons ainsi pu dégager les grands axes de la refonte que nous avons pu ensuite exposer dans le cahier des charges.

Les grands axes de la refonte

Voici les différents points qui ont guidé la refonte du site de la fédération :

• Abandonner l’application mobile au profit d’un site responsive.
• Améliorer la recherche générale et la présentation des résultats de recherche.
• Permettre d’identifier rapidement les contenus nouveaux.
• Trier le centre de ressources pour mettre en valeur les documents que seule la fédération peut produire, restreindre l’accès à certains documents et ne conserver que les dernières versions à jour des documents. Simplifier le système des tags et le classement des documents.
• Centraliser la communication sur le site, en mettant à disposition un espace connecté et en en faisant notamment le point d’entrée vers les espaces collaboratifs.
• Proposer des espaces collaboratifs autour d’une expertise ou d’un projet, qui soit entre pairs et non descendant de la fédération vers ses adhérents, disposant d’un agenda et un forum et qui puisse être privé entre les membres d’une communauté.
• Accorder un temps important pour la formation au changement avec notamment la mise en place de didacticiels.

Rédaction du cahier des charges et sélection du prestataire

Nous avons ensuite poursuivi la mission d’AMOE en réalisant les personae du site, en travaillant sur le brief graphique mais également en menant les ateliers techniques (notamment sur la problématique de la mise en place d’une connexion SSO (Single Sign On) permettant une identification unique sur tous les sites liés à l’USH)… Nous avons rédigé le cahier des charges et accompagné l’équipe projet dans le lancement de l’appel d’offres et la sélection du prestataire.

AMOA : fluidifier les échanges entre l’équipe projet et le prestataire

Un projet n’est jamais un long fleuve tranquille

Le projet de refonte de site de la FOPH était un projet très ambitieux et porté par une petite équipe, qui malgré une implication sans faille était également occupée par d’autres tâches en interne. Le fait de faire appel a Netemedia a permis à la FOPH de disposer de ressources supplémentaires. Laurie et Matthieu, également présent lors de la phase d’AMOE, ont accompagné l’équipe dans toutes les phases du projet : de la création des gabarits de page, à la recette du site en passant par la création des maquettes et la relecture des fiches fonctionnelles et ainsi assurer sa continuité.

Tout au long du projet, nous avons constaté le rôle que nous avons joué dans la fluidification des échanges entre l’équipe projet et le prestataire, qui malgré des compétences indiscutables, disposait d’un profil très technique. Nous avons ainsi mis en place des points internes réguliers avec l’équipe projet afin de répondre aux questions et ainsi lever les blocages.

Malgré des moments de tensions entre client et prestataire, car le développement d’un site web n’est jamais un long fleuve tranquille, nous avons veillés à la continuité du dialogue entre les deux équipes. Le fait de laisser la possibilité à chacun de s’exprimer sur les difficultés rencontrées, à permis de trouver des solutions en bonne intelligence pour faire avancer le projet.

Aider à la migration des contenus

La refonte du site de la FOPH a été l’occasion d’un travail conséquent sur la base documentaire : il était nécessaire de trier les documents qui n’avaient pas leurs places dans la base documentaire parce qu’ils ne représentaient pas une valeur ajoutée de la part de la fédération vers ses adhérents ou bien parce qu’il s’agissait d’une version obsolète. La révision du plan de classement et la mise à plat des mots-clés s’avéraient indispensables également car ils ne remplissaient plus correctement leur rôle au sein de l’espace.

Les quelque 800 documents actifs présents dans le centre de ressource ont donc été triés, mis à jour et affectés dans un nouveau plan de classement avec des mots-clés associés. Tout cela a été fait en parallèle du travail de conception et de développement, pour donner naissance à un nouvel espace sur le site regroupant toute la documentation disponible et doté de son propre moteur de recherche.

L’ensemble des équipes de la FOPH a d’abord été mobilisé pour créer un plan de classement qui répond aux problématiques de leurs adhérents puis définir une liste arrêtée de mots-clés permettant de qualifier plus précisément chaque type de document.

Avec l’aide de l’équipe projet nous avons ensuite procédé à un export de la base documentaire sur fichier XLS, de manière à rendre visible des informations permettant d’identifier le document sans nécessairement avoir besoin de le consulter sur le site. Puis nous avons constitué un fichier XLS par pôle d’expertise pour les attribuer aux personnes compétentes pour la réaffectation des documents. Nous avons également créé une notice explicative pour permettre une uniformisation des process et une autonomie des contributeurs dans ce travail sur la migration des contenus.

Phase de recette et mise en ligne

La phase de recette a été très chronophage pour les équipes car il a été nécessaire de mener des tests en version desktop et mobile, mais également de tester les espaces de connexion et les espaces collaboratifs, suivant la méthode agile. De nombreuses demandes de correction ont également concerné le back-office pour simplifier son utilisation et permettre ainsi une autonomie pour des contributeurs peu habitués à la mise en place de contenus sur site internet.

Pour aider à cadrer au mieux cette phase, nous avons demandé au prestataire la constitution d’un document de suivi de recette basé sur les spécifications fonctionnelles et permettant d’attribuer les tâches aux différents membres de l’équipe.

Nous avons également sollicité le prestataire pour la mise en place de réunions hebdomadaires permettant de faire le point sur les éléments livrés et sur les difficultés rencontrées par l’équipe projet. Ce fonctionnement a permis de fluidifier la recette et la compréhension des échanges entre équipe projet et équipe technique.