Le CGLPL ou Contrôleur Général des Lieux de Privation de Liberté pour être précis, est une autorité administrative indépendante. L’autorité est représentée par un contrôleur général nommé pour une durée de 6 ans. Son rôle, partagé avec la cinquantaine de contrôleurs qui l’accompagne, est de veiller à la protection de l’ensemble des droits fondamentaux des personnes privées de liberté et d’informer les populations sur ce qui s’y passe. Le site internet du CGLPL officie ainsi en parfait relais en mettant à disposition des contenus complets accessibles à tous.
- État et organismes publics
- AMOE : 2022-2023
- AMOA : 2023-2024
- Mission AMOA en cours
Comprendre les missions du CGLPL
Comme pour toutes les missions conduisant à la rédaction d’un CCTP (cahier des clauses techniques particulières) nous nous sommes immergés dans l’univers du CGLPL, dans ses processus et spécificités. L’enjeu était d’avoir une vue d’ensemble mais aussi détaillée sur certains points pour en faire ressortir les besoins et l’objectif de la refonte : faciliter les parcours navigateurs et la présentation des documents tout en disposant d’un socle technique solide et évolutif.
Le CGLPL est une de ces institutions dont on entend parler sans vraiment comprendre de quoi il s’agit ni d’en comprendre l’utilité. Nous avons donc commencé notre travail d’accompagnement en discutant avec Dominique Simonnot (la contrôleuse au moment de notre mission – ancienne journaliste au Canard Enchainé) et son équipe afin de mieux comprendre le rôle du CGLPL et en quoi disposer d’un site internet était important.
Ainsi le CGLPL a une mission de contrôle qu’il exerce sur l’ensemble des lieux de détentions et de privations de liberté du territoire : établissements pénitentiaires mais pas seulement car cela regroupe aussi les lieux de détentions provisoires, les établissements de santé, les locaux de garde à vue ou encore les centres éducatifs fermés. Cette mission consiste à visiter un lieu et à produire à la fin de la période de visite un « rapport de visite ». Ces derniers sont adressés aux ministres de tutelle des lieux de privation de liberté (justice, santé, intérieur selon les lieux, …) qui peut alors y répondre. Au-delà de ces rapports Dominique Simonnot alerte régulièrement l’état sur les conditions déplorables d’incarcérations en France. Elle n’est pas la seule à alerter. Les Nations Unies tirent aussi le signal d’alarme sur la surpopulation et les conditions indignes de détention.
« Aucune des visites du CGLPL dans les maisons d’arrêt et quartiers maison d’arrêt (seuls touchés par la surpopulation) n’a permis de voir un taux d’occupation inférieur à 135 %, et trois prisons affichaient des taux supérieurs à 200 % au moment du contrôle »,
Rapport annuel d’activité du CGLPL de 2022
C’est donc là une mission importante et qui nous tient particulièrement à cœur que nous entamons car nous pensons qu’un site Internet moderne et adapté à la cible permettra de soutenir ce travail d’alerte et de sensibilisation.
Notre mission pour le CGLPL se compose de 2 phases : AMOE (rédaction du CCTP, publication de l’appel d’offres et choix de l’agence) et AMOA (accompagnement durant toute la phase de développement jusqu’à la mise en ligne du site).
AMOE : concevoir un site pour la bonne cible
Teams, Miro, SharePoint, … Autant d’outils collaboratifs ont été utilisés pour réaliser à distance la majorité des ateliers. Situés à 20 minutes à vélo de nos locaux, nous avons tout de même eu le plaisir de rencontrer les membres de l’équipe projet en réel.
Témoignage
Nous avons fait appel à Netemedia pour nous accompagner dans le projet de refonte globale de notre site internet et nous sommes ravis de cette collaboration. Le site « historique » du CGLPL n’a quasiment pas évolué depuis sa création en 2009 et ne correspond plus aux standards actuels, tant au niveau technique qu’esthétique. État des lieux de l’existant, réflexion sur nos publics cibles, révision complète de l’arborescence, pistes graphiques, etc., l’équipe de Netemedia nous a grandement aidés à tout remettre à plat, à nous poser les bonnes questions et à créer de solides bases pour le futur de notre site internet.
Contrôleur et déléguée à la communication
Connaissance des besoins et des habitudes de navigations
Une réunion de lancement et un questionnaire à destination des visiteurs du site ont permis de commencer l’accompagnement AMOE en recensant les besoins, les souhaits et les contraintes observés.
Sur cette base, un audit des sites similaires et des statistiques de consultation a été réalisé par Netemedia, puis présenté au CGLPL.
L’objectif de ces audits est :
- d’analyser les solutions proposées par d’autres instances pour des besoins similaires à ceux du CGLPL : leurs avantages et inconvenants pour s’en inspirer
- Et d’autre part : d’identifier les utilisateurs du site et les parcours et formuler des axes d’amélioration.
Ainsi quand les actualités représentent la 3ème page d’entrée du site mais que le taux de rebond est de 99% cela signifie qu’un potentiel important de mots-clés est présent mais n’est pas exploité car le visiteur quitte trop rapidement le site. Revoir la présentation de la page pourrait ainsi inciter l’internaute à continuer son cheminement dans le site.
Identifier les cibles
Qui sont les visiteurs du site ? Quels sont leurs besoins ? Dans quelles conditions naviguent-ils ? … De nombreuses questions ont été passées en revue lors de deux ateliers en visioconférence et ont permis la création des personae (et l’identification de 4 cibles principales). Plusieurs discussions ont eu lieu pour déterminer à quelle cible principale s’adressait le site : la personne souhaitant saisir le CGLPL, le professionnel du droit, les avocats ou encore les étudiants ? Le site s’adresse à toutes ces cibles mais on doit prendre en compte de manière plus importante les besoins de notre cible principale : les avocats.
Des points ont été mis en avant comme la nécessité d’avoir un site responsive, un formulaire de saisi visible et plus complet, une présentation de la procédure et des délais ainsi qu’une recherche avec la présence de filtres pour faciliter la navigation de l’internaute. Ce dernier élément fonctionnel est assez central car deux de nos cibles ont l’habitude de grand corpus de texte et d’outils de recherche complet et complexe. Au fur et à mesure des ateliers la recherche est apparue comme primordiale. À travers elle la mise en avant des lieux et donc des rapports l’est aussi. Le site du CGLPL ne permettant pas à l’heure de la rédaction de ces lignes d’effectuer une recherche experte et présentant les rapports avec le contexte du lieu.
Comme toujours dans notre démarche nous travaillons avec le client pour replacer l’internaute cible au centre de la démarche et du projet de refonte du site internet.
Travail sur l’arborescence et les contenus
Le CGLPL propose de nombreux contenus sur son site internet : des rapports de visites, d’enquêtes, des recommandations minimales, en urgence, des rapports thématiques … qui sont rattachés ou non à un ou plusieurs lieux.
Pour proposer une communication complète, le CGLPL souhaite présenter à ses visiteurs une liste des lieux de privations de liberté qui ont déjà été visités.
Ce nouveau contenu, en collaboration entre les équipes projets, a été introduit dans une nouvelle arborescence ou les chemins de navigation ont été repensés. L’objectif est de mieux contextualiser les différents documents et d’en comprendre la signification plus rapidement. En effet chaque type de document a une fonction particulière et intervient à un moment donné. Il nous a fallu du temps pour comprendre ce que signifie chaque document et comment ils s’articulent entre eux. Il apparaît important de faciliter cette compréhension aux internautes par une présentation claire de chacun d’entre eux. Cela passe par un travail sur l’arborescence du site internet pour introduire cette nouvelle notion de lieu et un accès plus rapide à cette information.
Nous avons ensuite travaillé à une mise à plat des contenus institutionnels et des pages de présentation/des listes pour anticiper les questions éditoriales et les temps à prévoir pour les membres du CGLPL : les pages à garder, à retravailler ou à créer. On a ainsi identifié un travail potentiellement important de reprise des rapports qui ne sont pour le moment pas rattaché à un lieu.
Focus sur les enjeux techniques
Différents ateliers ont été menés pour préciser les enjeux techniques, que ce soit au sujet du CMS utilisé, de l’hébergement ou encore des besoins en termes de contribution. De nombreuses questions se posent lors de la réalisation d’un site internet et le CCTP doit être le plus précis possible pour laisser très peu de doute aux agences répondantes. C’est aussi là que l’apport d’une AMOE est important car notre expérience évolue en permanence tout comme nos CCTP et les questions que nous posons en amont (notamment lors de l’analyse de l’existant).
La liste des lieux de privations de libertés, actuellement présente dans un fichier interne est maintenant incorporée dans un nouvel outil disposant d’une base de données. Nous avons anticipé les moyens techniques pour relier cet outil au site, tout en assurant la sécurité des données confidentielles.
Sur ce point plusieurs solutions ont été envisagées lors de la phase initiale de rédaction du CCTP. Nous avons pu présenter les différentes solutions aux membres de l’équipe projet en détaillant les points positifs et négatifs de chaque solution. Ainsi une décision a pu être prise en connaissance de cause.
Réalisation des gabarits et définition de la charte graphique
Les gabarits sont un bon moyen pour se projeter sur le futur site car ils permettent visuellement d’avoir une représentation de ce qui sera affiché sur le futur site. En collaboration avec l’équipe du CGLPL et avec l’aide de l’outil Miro, nous avons décidé, sur deux pages principales, les contenus et fonctionnalités à faire apparaître et leur emplacement. Ce travail a été fait en ayant les personae en tête.
La page d’accueil du site et la page présentant un établissement ont été travaillées.
Un dernier atelier a permis de passer en revue les inspirations graphiques du CGLPL et les tendances du moment pour l’élaboration d’un brief graphique. Ces éléments sont bien sûr intégrés au CCTP. Ainsi les agences répondantes ont pu lors de leur réponse en tenir compte.
AMOA : rendre réel ce qui a été conçu
Avant de débuter la phase AMOA de ce projet, nous avons aidé et accompagné le CGLPL à choisir son prestataire.
Nous avons épluché les offres remises et reporté nos remarques et avis sur notre grille de notation. Nous avons assisté aux soutenances et échangé à plusieurs reprises avec les décideurs du CGLPL.
Après avoir croisé l’ensemble des avis, une agence a été sélectionnée et la deuxième phase de notre travail a commencé.
Témoignage
Très compétents et sympathiques, Matthieu et Morgane nous ont apporté leur expertise dans un domaine que nous ne maitrisons très peu. Ils ont su nous conseiller et nous orienter avec précision, patience et bienveillance. Ils ont aujourd’hui toute notre confiance. Après l’AMOE pour établir le cahier des charges et la sélection du prestataire pour le développement du nouveau site internet, c’est avec plaisir que nous poursuivons l’aventure avec Netemedia pour l’AMOA dans le cadre de l’exécution de cette refonte.
Contrôleur et déléguée à la communication
La conception graphique
L’ancien site du CGLPL ayant été réalisé en 2009 une mise à jour de la charte graphique s’imposait, un double travail a été réalisé par l’équipe projet. En effet, une autre agence a été missionnée pour refondre le logo et il a fallu coordonner les différentes équipes pour ne pas prendre de retard sur le planning du site. Le nouveau logo donnant le ton pour la déclinaison de la charte sur les maquettes.
Quelques échanges entre les 2 prestataires ont suffi pour trouver la bonne piste et le futur site du CGLPL prenait forme.
L’agence retenue favorisant le travail de co-conception, notre équipe et celle du CGLPL ont pu réagir directement sur l’outil Figma (qui nous utilisons aussi pour la réalisation des gabarits) ce qui a permis de fluidifier les échanges.
L’importance des spécifications fonctionnelles
Des ateliers techniques ont eu lieu pour préciser certains points, en particulier, sur la structure de la base de données de lieux, son intégration dans le site et le rattachement aux différents rapports et publications.
En complément, les fonctionnements propres au site ont été évoqués lors de la conception et ont amené à la rédaction des spécificités fonctionnelles, également appelée FFD.
Notre rôle d’accompagnant AMOA a permis de faciliter la compréhension de ce document pour notre client. Notamment en expliquant son intérêt et certains termes techniques.
Ce document définit et cadre l’ensemble des attendus : du fonctionnement souhaité dans le back-office, la remontée automatique d’un contenu aux interactions et effet d’animation.
Avec les maquettes du site, les spécifications fonctionnelles sont utiles lors de la recette du site en preprod afin de vérifier et s’assurer que le site répond bien aux besoins et aux attendus validés par le client.
C’est pourquoi, nous y accordons une importance élevée et prenons le temps de le relire en détail.
Un important travail sur les contenus avant la mise en ligne
Une fois les maquettes et les spécifications fonctionnelles validées, l’agence retenue procède aux développements et à une première phase de recette. Durant ce temps, les équipes clients et les nôtres sont moins sollicitées, mais cela ne signifie pas se tourner les pouces pour autant !
Une phase est souvent sous-estimée bien qu’indispensable dans la réussite d’un projet. Il s’agit du travail sur les contenus.
Il est nécessaire de profiter de cette période (et même de la débuter avant lorsque cela est possible) pour identifier les contenus à produire ou à adapter et de passer à la rédaction.
Dans le cas du CGLPL, le travail le plus important a été de repasser sur l’ensemble des publications pour homogénéiser les titres et les lieux. Ces deux éléments servant de clés pour effectuer le rapprochement avec la BDD des lieux.
Un premier export avec un jeu de donnée a ainsi pu être fait rapidement et a permis de débuter la recette du site. Netemedia effectue également la recette de son côté et complète celle du client. Des échanges réguliers ont lieu pour ajuster et préciser certains tickets avec l’agence en charge du développement.
Si certains projets peuvent être riches en rebondissement, cela n’a pas été le cas pour le CGLPL. L’agence retenue a immédiatement compris notre rôle en tant qu’AMO et a su prendre en compte le travail déjà réalisé pour commencer rapidement la conception.
Les échanges ont toujours été fluides et le planning bien tenu, l’ensemble des parties en sont satisfaites.
Le nouveau site sera en ligne d’ici la fin novembre.
